Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 18 september 2026.

TopiaFM ("wij", "ons") gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Hieronder lees je, per hoofdstuk, welke gegevens we verzamelen zodra je onze site bezoekt, een account aanmaakt, meeluistert of meedoet in de chat — en waarom. Dit beleid geldt voor topiafm.nl en alle onderdelen daarvan.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

TopiaFM is een privé-initiatief en niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Voor alle vragen over deze website en je persoonsgegevens kun je terecht bij:

TopiaFM
E-mail: info@topiafm.nl
Website: topiafm.nl

2. Welke gegevens verzamelen we, en waarom?

2.1 Een account aanmaken

Maak je een gratis luisteraccount aan, dan verwerken we je e-mailadres, weergavenaam, wachtwoord (versleuteld opgeslagen — wij kunnen het zelf niet inzien) en optioneel een profielfoto. Dit is nodig om je account te laten werken: inloggen, je voorkeuren onthouden en met je communiceren over je account. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst die ontstaat zodra je een account aanmaakt.

2.2 Chat en verzoekjes

Gebruik je de chat, dan slaan we je berichten op (inclusief eventuele spraakberichten), gekoppeld aan je account. Stuur je een verzoekje — muziek, bericht of deelname aan een actie — dan bewaren we ook dat. Dit is nodig om chat en verzoekjeslijn te laten werken en moderatie mogelijk te maken (bijvoorbeeld bij een melding). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, prettige community.

2.3 Contactformulier

Vul je het contactformulier in, dan ontvangen en bewaren we je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht, zodat we je vraag kunnen beantwoorden. Grondslag: gerechtvaardigd belang (het afhandelen van jouw vraag) en, waar van toepassing, het voorbereiden van een overeenkomst.

2.4 Sollicitaties bij TopiaFM

Solliciteer je op een openstaande rol (bijvoorbeeld als dj, presentator of teamlid), dan verwerken we wat je zelf invult: voor- en achternaam, geboortedatum (om te checken of je aan de minimumleeftijd van de vacature voldoet), e-mailadres, je Discord-gebruikersnaam, je motivatie en ervaring, en eventueel een link naar een opname. We gebruiken dit uitsluitend om je sollicitatie te beoordelen. Grondslag: het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

2.5 Teamleden en vrijwilligers

Word je onderdeel van het team, dan leggen we — naast bovenstaande gegevens — ook vast wat nodig is om het team te organiseren: rooster- en uitzendgegevens, in-/uitkloktijden van je diensten, verlof, functioneringsgegevens (waaronder beoordelingen en, indien van toepassing, waarschuwingen), interne berichten die je via Postvak met andere teamleden uitwisselt, je voorkeuren voor e-mailmeldingen over deze onderwerpen, en, indien opgegeven, een telefoonnummer. Deze gegevens zijn alleen zichtbaar voor teamleden met de juiste bevoegdheden binnen ons besloten beheerpaneel, en worden nooit gedeeld met derden. Grondslag: uitvoering van de (vrijwilligers)overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij een goed functionerend team.

2.6 Technische en beveiligingsgegevens

Om het beheerpaneel veilig te houden, gebruiken teamleden tweestapsverificatie. De hiervoor benodigde beveiligingssleutel wordt versleuteld opgeslagen en dient uitsluitend om jouw eigen inlogpoging te verifiëren.

3. Delen we gegevens met anderen?

We verkopen jouw gegevens nooit aan derden. We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is om de dienst te laten werken:

• Hostingpartij — onze website en database draaien bij een hostingprovider in Nederland/de EU, die als verwerker toegang kan hebben tot de gegevens op de server.
• Streaming (AzuraCast) — luister je naar de livestream, dan maak je rechtstreeks verbinding met onze streamingserver. Zoals bij vrijwel elke audiostream registreert die server technische verbindingsgegevens (zoals je IP-adres) voor het leveren van de stream en voor luistercijfers. We gebruiken dit niet om jou als individu te herkennen.
• Google Fonts — voor de lettertypen op deze website wordt verbinding gemaakt met Google-servers, waarbij je IP-adres met Google gedeeld wordt. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie.
• DiceBear (avatarbouwer) — stelt een teamlid in Mijn TopiaFM een eigen cartoon-avatar samen, dan wordt verbinding gemaakt met DiceBear om die avatar te genereren, waarbij een technisch IP-adres met DiceBear gedeeld wordt. Dit gebeurt alleen op het moment dat de avatarbouwer zelf gebruikt wordt, niet bij het bekijken van andermans avatar.

We delen geen gegevens met adverteerders en gebruiken geen trackingcookies of webstatistiekdiensten van derden.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Accountgegevens — zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan verwijderen wij je gegevens binnen 30 dagen, tenzij we ze wettelijk langer moeten bewaren.
• Contactformulier — maximaal 12 maanden na afhandeling van je vraag.
• Sollicitaties — tot 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Met jouw toestemming bewaren we je gegevens tot maximaal 1 jaar, zodat we je kunnen benaderen bij een volgende passende rol.
• Team-/vrijwilligersdossier — zolang je actief bent binnen het team, en daarna nog een redelijke termijn ter verantwoording.
• Chatberichten en verzoekjes — niet langer dan nodig voor moderatie en een veilige community; we schonen dit periodiek op.

5. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen ("recht op vergetelheid");
• de verwerking van je gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens;
• je gegevens in een overdraagbaar bestand te ontvangen (dataportabiliteit).

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten, of je account (laten) verwijderen? Ga naar je accountinstellingen of mail info@topiafm.nl. We reageren binnen 4 weken. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen: wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen, toegang tot het beheerpaneel is beperkt tot teamleden met de juiste bevoegdheden, en voor dat beheerpaneel geldt verplichte tweestapsverificatie.

7. Minderjarigen

Ben je jonger dan 16 jaar? Vraag dan eerst toestemming aan een ouder of voogd voordat je een account aanmaakt of persoonsgegevens met ons deelt.

8. Cookies

Voor meer informatie over de cookies die we gebruiken, zie ons cookiebeleid.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

10. Contact

Vragen over dit privacybeleid of over je gegevens? Mail naar info@topiafm.nl.